Phần II: Những Yếu tố Thành công Quan trọng (CSF)

“… chuyển đổi số chính là hành trình liên tục xây dựng, số hóa, cải tiển và lại tiếp tục xây dựng của tổ chức”.

Trịnh Ngọc Bảo – Co-Founder của Base Enterprise

Bất kể sự hấp dẫn từ những lợi ích tiềm ẩn của một chương trình Chuyển đổi Số, bất kể quy mô hoặc ngành nghề hay lĩnh vực hoạt động kinh doanh của tổ chức của bạn, và cũng giống như đối với bất kỳ chương trình khác, hành trình Chuyển đổi Số của bất kỳ tổ chức nào cũng sẽ vấp phải những rào cản và thách thức mà tổ chức bắt buộc phải vượt qua để thực sự Chuyển đổi thành công. Hay nói cách khác, những rào cản và thách thức này chính là những Yếu tố Thành công Quan trọng (Critical Success Factors - CSF). Nghĩa là nếu tổ chức của bạn thất bại với những CSF này thì có khả năng là tổ chức đã lãng phí một phần đáng kể trong nguồn lực hạn chế của mình cho một chương trình kém hiệu quả. Vậy những yếu tố đó là gì?

1. Văn hóa tổ chức: Chuyển đổi số là quá trình thích nghi của toàn bộ tổ chức với những điều mới mẻ, từ những thay đổi trong môi trường hoạt động kinh doanh, những cách thức và phương pháp làm việc mới, các quy trình và logic nghiệp vụ mới, các mối quan hệ và tương tác mới, v.v… tất cả đều sẽ dẫn đến sự thay đổi trong văn hóa tổ chức. Các tổ chức lâu đời với một bộ máy và sơ đồ tổ chức cồng kềnh sẽ gặp phải những khó khăn trong việc linh hoạt và thích nghi với việc điều chỉnh tư duy. Những tổ chức khác thì quen thuộc với các quy trình cũ đến mức hình thành nên văn hóa thụ động và ngại thay đổi. Một số tổ chức khác nữa lại không dám chấp nhận rủi ro và không sẵn lòng chấp nhận những công nghệ và quy trình mới. Và trong hầu hết các tổ chức, có thể sẽ xuất hiện cả sự chống đối và không chấp nhận sự thay đổi hoặc sử dụng công nghệ mới. Chính vì vậy, văn hóa thực sự là một điều kiện tiên quyết và một Yếu tố Thành công Quan trọng hàng đầu mà các tổ chức phải xem xét một cách nghiêm túc khi quyết định triển khai hành trình Chuyển đổi Số của mình.

2. Sự kết nối giữa sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của chương trình: Một trong số những sai lầm cơ bản mà rất nhiều tổ chức mắc phải khi triển khai chương trình Chuyển đổi Số của mình là họ chuyển đổi chỉ để giải quyết câu hỏi “Làm thế nào” – How và bỏ qua hoặc quên mất câu hỏi “Tại sao”: Làm thế nào để xây dựng và tích hợp một quy trình nghiệp vụ kinh doanh vào phần mềm CRM hiện có? Làm thế nào để thay đổi chuỗi quy trình Yêu cầu – Tuyển dụng – Đào tạo – Hòa nhập để sử dụng được trên phần mềm mới? Làm thế nào để cơ sở hạ tầng CNTT có thể đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và bảo mật cho hệ thống ứng dụng mới? V.v… và v.v… Chuyển đổi Số không phải chỉ có những ứng dụng, những giao diện trang web, những phần cứng và phần mềm mà chúng ta sẽ triển khai để thay đổi cách thức chúng ta tương tác với thế giới bên ngoài. Hơn thế nữa, Chuyển đổi Số phải thực sự là một sự biến đổi hoàn toàn trong cách chúng ta suy nghĩ, hành động, tương tác và thực hiện mọi việc để thích nghi và thích ứng với mọi hoàn cảnh thay đổi nhằm đáp ứng được tốt nhất những yêu cầu của các bên liên quan của tổ chức. Trong rất nhiều trường hợp, các tổ chức bị cuốn vào công việc kinh doanh thường nhật (business as usual) đến mức quên đi mất lý do tại sao mình tồn tại. Chính sự thiếu kết nối này có thể khiến tổ chức tập trung quá mức vào việc mải mê triển khai các phương tiện và công nghệ mới nhưng lại bỏ quên mất lý do tại sao chương trình này (Chuyển đổi Số) được triển khai, phục vụ cho mục đích gì và cho đối tượng nào, cũng như những lợi ích dự kiến mà các bên liên quan có thể có được từ nó.

3. Sự kết nối với các bên có liên quan như nhân viên, khách hàng, đối tác: Cùng với sự tiến bộ của xã hội loài người, các tổ chức cũng ngày càng trở nên kết nối với nhau hơn bao giờ hết. Giờ đây, nhân viên, khách hàng và thậm chí những đối tác kinh doanh và cả đối thủ cạnh tranh cũng ngày càng tham gia nhiều hơn và trực tiếp hơn vào quá trình tạo ra và mang lại giá trị của tổ chức. Các đối tượng này chính là những nguồn thông tin vô giá có thể giúp tổ chức hiểu rõ được những nhu cầu của họ liên quan đến chương trình Chuyển đổi số cũng như các sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức đang cung cấp cho cộng đồng. Từ sự kết nối giữa chương trình Chuyển đổi Số với các đối tượng liên quan, tổ chức có thể nhận được những phản hồi gần như theo-thời-gian-thực về chương trình và các sản phẩm đầu ra của nó (vốn sẽ có tác động trực tiếp đến công việc của những đối tượng đó) để từ đó liên tục cải tiến, cập nhật và nâng cấp chương trình trong tương lai. Kết quả là năng suất, tinh thần và sự hài lòng của nhân viên có thể gia tăng, khách hàng và các đối tác trở nên gắn kết hơn, tổ chức sẽ có thể hiểu rõ thị trường hơn và tạo ra được hoặc củng cố được năng lực cạnh tranh tốt hơn.

4. Những vấn đề về bảo mật và quyền riêng tư: Chuyển đổi số làm phẳng hóa và làm mờ dần ranh giới phân cách thông tin và dữ liệu giữa các bộ phận trong cùng tổ chức và với cả bên ngoài tổ chức. Dữ liệu và thông tin từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác được lưu trữ và xử lý tập trung đặt ra những thách thức không nhỏ cho cả tổ chức lẫn các bên liên quan trong việc quản lý và bảo vệ tính bảo mật, toàn vẹn và quyền riêng tư của dữ liệu. Mức độ tiếp xúc nhiều hơn và rộng hơn có nghĩa là dữ liệu sẽ tiếp xúc với những rủi ro lớn hơn nữa từ các cuộc tấn công xâm phạm dữ liệu, đồng nghĩa với việc tổ chức sẽ gặp phải khó khăn hơn trong việc bảo vệ được dữ liệu chống lại những vi phạm từ các tác nhân đe dọa tiềm ẩn. Hơn thế nữa, xu hướng toàn cầu hóa và các quy định riêng của từng quốc gia và khu vực pháp lý khác nhau cũng khiến cho việc tuân thủ các yêu cầu về pháp lý trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là đối với các tổ chức có quy mô đa quốc gia hoặc có quan hệ kinh doanh với các đối tác ở nước ngoài. Và điều này cũng sẽ gây ra thêm gánh nặng đáng kể cho tổ chức trong việc quản lý, giám sát, đảm bảo và tuân thủ những quy định bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu khác nhau.

Ngoài những yếu tố nói trên, có thể kể ra thêm một số Yếu tố Thành công Quan trọng khác mà các tổ chức có thể cân nhắc trong quá trình đưa ra quyết định triển khai chương trình Chuyển đổi Số của mình, bao gồm: Sự cam kết và bảo trợ của cấp lãnh đạo điều hành, Mức độ thấu hiểu và gắn kết với thị trường, Tinh thần đổi mới và sáng tạo, Cơ sở hạ tầng công nghệ, Trình độ và kỹ năng chuyên môn liên quan đến kỹ thuật số của đội ngũ nhân viên, v.v… Và dĩ nhiên, đây chỉ là một số trong rất nhiều những Yếu tố Thành công Quan trọng mà tổ chức có thể lựa chọn và điều chỉnh để phù hợp với văn hóa, sứ mệnh và lĩnh vực ngành cụ thể của mình.

Kết:

… “Điều bạn cần là làm rõ: “Đây không phải điều gì thần thánh. Đây là mô hình kinh doanh của chúng ta, vậy đây có phải là điều quan trọng nhất? Làm sao để mang lại giá trị và cần có cơ cấu tổ chức như thế nào để đạt được điều đó?”…

Trích phỏng vấn Mike Giresi

Giám đốc Thông tin của Tập đoàn Royal Caribean

Nguyễn Thế Hùng – ITM tại Frasers Law – CTV của Phi&P – QTV của Cộng đồng Công nghệ Số CDA