Phần V: Phương pháp tiếp cận - Nguyên nhân cốt lõi

“Những doanh nghiệp đủ dũng cảm để đưa ra những quyết định có vẻ như thiệt hại về mặt tài chính để đổi lấy lợi ích lâu dài trong tương lai hẳn đang đi đúng hướng tới chuyển đổi hơn những doanh nghiệp vẫn giữ nguyên ‘con đường’ của mình để bảo toàn doanh thu”.

Jan Babiak – Hội đồng Quản trị Walgreens Boots Alliance

Chuyển đổi Số, đúng như tên gọi của nó, là một quá trình mà nếu được triển khai và áp dụng thành công, sẽ làm biến đổi hoàn toàn cách thức một tổ chức thích ứng và kiến tạo nên những năng lực mới dựa trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số để sáng tạo nên những mô hình kinh doanh và quy trình làm việc hoàn toàn mới. Tuy nhiên ... Rất nhiều tổ chức đã thất bại và lãng phí nguồn tài nguyên hạn chế của mình chỉ để chạy theo phong trào Chuyển đổi Số. Những tổ chức khác đã phải hủy bỏ chương trình Chuyển đổi Số và bắt tay lại từ đầu chỉ vì tiếp cận sai. Hãy cùng lướt qua một số đặc điểm quan trọng của việc lựa chọn và áp dụng được một phương pháp tiếp cận thích hợp cho chương trình Chuyển đổi Số của bất kỳ tổ chức nào.

Phương pháp tiếp cận Chuyển đổi Số - Những Nguyên nhân cốt lõi

Trước hết, chúng ta cần phải công nhận rằng cũng giống như bất kỳ sự việc nào, phương pháp tiếp cận Chuyển đổi Số cũng cần có – và thực sự tồn tại một cách hoàn toàn tự nhiên về bản chất - những nguyên nhân cốt lõi để biện minh cho mục đích của nó, có thể kể ra đây:

1. Tập trung đúng trọng tâm: Một phương pháp tiếp cận Chuyển đổi Số thích hợp sẽ giúp tổ chức xác định được và tập trung những nỗ lực, nguồn lực và tài nguyên của mình vào những định hướng, mục đích và mục tiêu cụ thể và rõ ràng của chương trình. Cả tổ chức sẽ cùng hoạt động xoay quanh trọng tâm này, khiến cho cả quá trình trở nên nhịp nhàng, ăn khớp và theo cùng một nhịp điệu. Từ đó, tổ chức sẽ có thể củng cố và tập trung vào những hoạt động thực sự tạo ra giá trị cho tất cả các bên liên quan của chương trình Chuyển đổi Số.

2. Thúc đẩy văn hóa cộng tác và xử lý xung đột: Là kết quả của Nguyên nhân cốt lõi 1 nêu trên, và khi một phương pháp tiếp cận thống nhất và thích hợp được áp dụng, mọi bộ phận và thành viên của tổ chức đều sẽ phải cộng tác với nhau một cách cởi mở và xây dựng trên cơ sở chia sẻ thông tin, trao đổi ý tưởng và kiến thức để có thể triển khai và hiện thực hóa những mục tiêu riêng được liên kết với mục đích và mục tiêu chung của cả chương trình. Hơn thế nữa, điều này cũng tạo ra và khuyến khích mọi người cùng đồng thuận về những cách thức xử lý xung đột và giải quyết những vấn đề phát sinh khi xảy ra xung đột dựa trên những nguyên tắc cộng tác đã được xác định. Cuối cùng, điều này sẽ dẫn đến việc những tác động tiêu cực từ xung đột sẽ được tránh hoặc giảm thiểu đến mức tối đa nhất có thể và giữ cho các kế hoạch triển khai đi theo đúng lịch trình và tiến độ.

3. Tối ưu hóa hiệu quả và hiệu suất: Mỗi tổ chức đều tổ chức và vận hành hoạt động kinh doanh của riêng mình trong một bối cảnh tổ chức riêng biệt và độc đáo, bao gồm cả quy mô, loại hình và lĩnh vực kinh doanh, văn hóa tổ chức và mức độ sẵn sàng về kỹ thuật cũng như với mức độ phản ứng với thay đổi. Một phương pháp tiếp cận được đánh giá và lựa chọn một cách cẩn trọng dựa trên những yếu tố độc đáo này hầu như có thể giúp cho tổ chức xác định và tránh được những lãng phí tiềm ẩn, hạn chế được những xung đột về văn hóa, tận dụng và phát huy được những lợi thế và điểm mạnh từ trong nội bộ lẫn các đối tác và các bên liên quan bên ngoài khác. Đây chính là tiền đề để tổ chức tối ưu hóa được hiệu quả và hiệu suất của chương trình Chuyển đổi Số của mình nói riêng, và những hoạt động kinh doanh khác nói chung vốn sẽ được hưởng lợi từ một chương trình thành công.

4. Nhanh nhạy và linh hoạt: Những yếu tố đặc thù của ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh của riêng tổ chức đòi hỏi họ phải có những cách thức và mô hình kinh doanh, những cách thức tương tác và những mối quan hệ riêng với các bên liên quan khác nhau, đồng thời cũng đặt ra những thách thức riêng mà tổ chức cần phải giải quyết. Điều này khiến cho tổ chức bắt buộc phải tìm hiểu, xác định và cũng có thể áp dụng những phương pháp tiếp cận Chuyển đổi Số từ các tổ chức khác đã được điều chỉnh và thích ứng với bối cảnh của riêng mình. Hơn nữa, phương pháp tiếp cận thích hợp cũng giúp tổ chức nhìn nhận và định rõ được những cơ hội để có thể vận hành, sửa đổi và điều chỉnh các kế hoạch Chuyển đổi Số của mình theo kịp sự thay đổi của môi trường kinh doanh vốn đầy rẫy những biến động ngày nay.

5. Kiểm soát được rủi ro: Về bản chất, rủi ro được định nghĩa là những điều không chắc chắn trong tương lai có thể gây ra những tác động (cả tích cực lẫn tiêu cực). Đối với các chương trình Chuyển đổi Số, định nghĩa này cũng không ngoại lệ. Chuyển đổi Số giúp các tổ chức thay đổi hoàn toàn cách thức họ đang tiến hành những hoạt động kinh doanh nhưng đồng thời cũng có thể gây ra những rủi ro nhất định từ sự thay đổi mà chương trình mang lại. Kiểm soát tốt rủi ro đồng nghĩa với việc tổ chức có khả năng xác định, đánh giá và quản lý được những rủi ro này một cách hiệu quả và phù hợp với “khẩu vị rủi ro” của tổ chức. Và một phương pháp tiếp cận thích hợp sẽ cung cấp cho tổ chức một cái nhìn tổng quát về những phương pháp phân tích rủi ro, các biện pháp bảo mật thông tin, quá trình xây dựng những kế hoạch khắc phục sự cố, và cách thức thiết lập các cơ chế kiểm soát để đảm bảo rằng chương trình Chuyển đổi Số không gây ra những tác động không mong muốn đến tổ chức. Tổ chức nào càng kiểm soát tốt được những rủi ro, tổ chức đó càng có cơ hội thành công cao hơn khi triển khai chương trình Chuyển đổi Số.

6. Đảm bảo khoản đầu tư đúng mức cho kỹ thuật và công nghệ: Thông thường, khi nghĩ đến Chuyển đổi Số, chúng ta hầu như sẽ nghĩ ngay đến các phần mềm, phần cứng, công nghệ hoặc kỹ thuật thay vì một cái nhìn toàn diện và bao quát về toàn bộ quá trình “Chuyển đổi”. Suy nghĩ này đã dẫn đến một sai lầm phổ biến trong quan niệm của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp về chương trình Chuyển đổi Số: “Chuyển đổi Số nghĩa là đầu tư mua phần cứng mới để thay thế, mua phần mềm mới để sử dụng, và … thế thôi”. Tuy nhiên, xin được nhắc lại, và như đã được đề cập trong Phần I của loạt bài về Chuyển đổi Số, Chuyển đổi Số là toàn bộ quá trình tận dụng sức mạnh của công nghệ, kiến tạo năng lực mới, định hướng tư duy của toàn bộ tổ chức và làm thay đổi hoàn toàn thái độ tiếp nhận và thích ứng để sáng tạo nên những cách thức làm việc mới trên nền tảng kỹ thuật và công nghệ. Một phương pháp tiếp cận được điều chỉnh thích hợp và bao quát toàn bộ mọi hoạt động và tương tác của tổ chức chính là sự đảm bảo tốt nhất cho khoản đầu tư vào kỹ thuật và công nghệ, vốn chỉ là một thành phần của toàn bộ chương trình Chuyển đổi Số.

Kết:

“Hãy bắt đầu với khách hàng và nói chuyện với họ. Các khoảng trống thường rất rõ ràng nhưng vì nhiều lý do khác nhau, thường là về văn hóa, doanh nghiệp đã không thể đáp ứng khoảng trống đó hoặc có thể tiến xa trong việc lấp đầy chúng”.

Trích phỏng vấn Laura Scarlet – Giám đốc Thông tin và Dữ liệu

Hãng Truyền thông và Tin tức Guardian

Nguyễn Thế Hùng – ITM tại Frasers Law – CTV của Phi&P – QTV của Cộng đồng Công nghệ Số CDA