Phần VI: Phương pháp tiếp cận – Các tiêu chí lựa chọn

“Mặc dù những chuyển đổi này thường được gọi là 'kỹ thuật số' nhưng chúng không chỉ đơn thuần là công nghệ. Chúng là sự tiến hóa trong cách thức các tổ chức hoạt động, để chúng có thể phát triển trước những thay đổi đáng kể và đang liên tục diễn ra … Thông tin và công nghệ ngày càng được tích hợp triệt để hơn với những năng lực khác của tổ chức, các bộ phận tách biệt đang bị phá bỏ và các nhóm chức-năng-chéo đang được sử dụng rộng rãi hơn.”.

ITIL 4 Framework – AXELOS®

Dù cho tổ chức của bạn đang hoạt động trong ngành nghề hay lĩnh vực nào, bất kể tuổi đời hoặc quy mô của nó, việc lựa chọn một phương pháp tiếp cận cho chương trình Chuyển đổi Số của tổ chức của bạn luôn là điều khó khăn (trên thực tế, đây có thể là bước khó khăn nhất khi tổ chức của bạn quyết định chuyển đổi thông qua chương trình). Thêm vào đó, do không thể có một phương pháp tiếp cận thích hợp cho tất cả các tổ chức (fit for all) nên các tổ chức bắt buộc phải đánh giá và lựa chọn hoặc kết hợp các phương pháp tiếp cận khác nhau để có thể đạt được mục đích và mục tiêu của chương trình. Vì thế, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số tiêu chí quan trọng đối với phương pháp tiếp cận cho chương trình Chuyển đổi Số của một tổ chức

1. Tính tương thích và phù hợp với Văn hóa tổ chức: Văn hóa luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất có tác động và ảnh hưởng nhất đến mọi hoạt động của bất kỳ tổ chức nào. Vì vậy, phương pháp tiếp cận chuyển đổi của bạn phải được căn cứ trên khả năng thích nghi với sự thay đổi trong văn hóa làm việc của các thành viên của tổ chức. Những thay đổi đột ngột trong cách thức mọi người làm việc và tương tác rất có khả năng gây ra tình trạng bất ổn và phản kháng trong tổ chức. Do đó, phương pháp tiếp cận được lựa chọn phải đặt trọng tâm chính vào yếu tố văn hóa tổ chức để có thể đảm bảo rằng sự thay đổi được triển khai một cách nhất quán, nhịp nhàng, được truyền thông rõ ràng và minh bạch, và đạt được sự đồng thuận và tham gia từ tất cả các bộ phận. Chỉ khi đó, tổ chức của bạn mới có thể giảm thiểu hoặc tránh được sự phản kháng đến từ các thành viên đối với chương trình. Ví dụ, rõ ràng là bạn không thể chọn cách tiếp cận Agile khi hầu hết các thành viên của tổ chức có một sức ỳ và phụ thuộc đáng kể vào cách thức thực hiện công việc theo các quy trình đã được thiết lập cách đây hàng chục năm.

2. Khả năng tích hợp được với Chiến lược Kinh doanh: Chiến lược Kinh doanh của một tổ chức luôn bắt nguồn từ Sứ mệnh và Tầm nhìn của nó và chính là một bản đồ định hướng cho các mục tiêu của tổ chức. Các tổ chức chuyển đổi số thành công luôn đặt trọng tâm của chương trình Chuyển đổi Số trên cơ sở được kết nối với các yếu tố cốt lõi này (Tầm nhìn và Sứ mệnh). Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động xoay quanh chương trình Chuyển đổi Số đều sẽ phải hướng đến và xoay quanh việc hiện thực hóa các Chiến lược Kinh doanh đã đề ra để từ đó tạo ra những giá trị cho khách hàng và các bên liên quan khác của tổ chức. Hơn thế nữa, một phương pháp tiếp cận hiệu quả sẽ khiến cho Chuyển đổi Số trở thành một phần quan trọng của chiến lược dài hạn của tổ chức, thay vì chỉ là một dự án riêng lẻ với ràng buộc về thời gian. Vì vậy, phương pháp tiếp cận cho chương trình Chuyển đổi Số của bạn bắt buộc phải có khả năng tích hợp được và phục vụ cho Chiến lược Kinh doanh của tổ chức của bạn, nếu bạn thực sự không muốn lãng phí nguồn tài nguyên quý giá của mình cho một hoạt động không mang lại được nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh và cho các bên liên quan của tổ chức.

3. Khả năng quản lý và thích ứng với rủi ro: Mọi thay đổi đều sẽ đi kèm với những rủi ro nhất định (cả tích cực lẫn tiêu cực) vì không phải lúc nào bạn và tổ chức của bạn cũng có thể có khả năng dự báo về tương lai một cách chính xác. Và điều này là không thể tránh khỏi đối với tất cả các chương trình Chuyển đổi Số. Do đó, điều quan trọng nhất không phải là việc bạn (hoặc tổ chức) dự đoán về tương lai chính xác đến mức nào mà là khả năng quản lý và thích ứng được với những điều không chắc chắn trong tương lai. Phương pháp của bạn sẽ phải có khả năng áp dụng những khuôn khổ quản lý rủi ro đã được chứng minh, xây dựng được các thủ tục và kế hoạch xác định – theo dõi – đo lường – xử lý và quản lý các rủi ro có thể xuất hiện trong quá trình chuyển đổi. Thêm vào đó, một phần khác cũng quan trọng không kém chính là khả năng dự phòng và ứng phó với những tình huống bất ngờ và không lường trước được trong các kế hoạch một cách có hiệu quả. Bạn hoàn toàn có thể chọn áp dụng (một phần hoặc toàn bộ) Khuôn khổ Quản lý Rủi ro nổi tiếng của NIST kết hợp với các kế hoạch BCP của riêng mình cho phương pháp tiếp cận Chuyển đổi Số của mình nhằm đảm bảo được khả năng thích ứng và quản lý rủi ro gây ra bởi chương trình.

4. Sự phù hợp với các quy trình nghiệp vụ hiện tại: Không một tổ chức nào có thể ngay lập tức thay đổi toàn bộ các quy trình nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh của mình mà không gặp phải những gián đoạn lớn và nghiêm trọng trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho thị trường. Do đó, phương pháp tiếp cận phù hợp phải cân nhắc về tính phù hợp và tích hợp với các quy trình nghiệp vụ hiện tại, có thể là thông qua những thay đổi theo từng giai đoạn lặp gia tăng dần hoặc các chuyển đổi được chia thành các bước được thử nghiệm trước khi chuyển đổi toàn diện. Điều này sẽ giúp các tổ chức giảm thiểu được những tác động không mong muốn đến hoạt động kinh doanh do hệ quả của chương trình Chuyển đổi Số gây ra và đảm bảo được tính liên tục trong hoạt động kinh doanh của tổ chức.

5. Tính hiệu quả về chi phí: Dù mục đích của chương trình Chuyển đổi Số có là gì đi chăng nữa thì nó bắt buộc phải mang lại một (hoặc nhiều) giá trị gia tăng nào đó cho tổ chức. Đó có thể là gia tăng hoặc giành lại thị phần, gia tăng tốc độ hoặc mở rộng thông lượng cung ứng, hoàn thiện hành trình kinh doanh, cải thiện trải nghiệm khách hàng, v.v… Đó cũng có thể là những thay đổi và sáng tạo trong cách thức và quy trình làm việc của các thành viên hoặc sự tối ưu hóa những nguồn lực của tổ chức. Và xét từ góc độ kinh doanh, quyết định đầu tư một nguồn ngân sách đáng kể cho chương trình Chuyển đổi Số phải đảm bảo được cho việc hiện thực hóa được những lợi ích mà tổ chức đã chọn bằng những kết quả từ chương trình như nguồn lực được tối ưu hóa, tránh lãng phí, lợi nhuận và doanh thu được gia tăng, v.v… Vì vậy, tính hiệu quả về chi phí phải là một tiêu chí bắt buộc để đánh giá và lựa chọn phương pháp tiếp cận Chuyển đổi Số cho các tổ chức.

Nguyễn Thế Hùng – ITM tại Frasers Law – CTV của Phi&P – QTV của Cộng đồng Công nghệ Số CDA